Frühzeitig Gespräche bzw. Kontaktaufnahme (telefonisch oder per eMail) mit

• der/dem stellvertretenden Klassen-ElternvertreterIn,
• der/dem KlassenlehrerIn,
• ggf. der/dem KlassensprecherIn,
• ggf. den FachlehrerInnen (bei Bedarf) und
• den Eltern bzw. Sorgeberechtigten.

Rechtzeitig (spätestens vier Wochen vorher) mit der / dem KlassenlehrerIn Termin, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung festlegen (z.Bsp. Vorstellung neuer LehrerInnen, Information über Unterrichtsziele, Veranstalten eines Abends mit externen Referenten zu bestimmten Themen, Entwicklungsstand [z.Bsp. Leistung, Verhalten, besondere Probleme] der Klasse, Stundenplan, Fächerwahl, Kurse, Arbeitsgemeinschaften, Kriterien / Verfahren zur Leistungsbeurteilung, Grundsätze für Klassenarbeiten und Hausaufgaben, Versetzungsordnung, Prüfungsordnung [bei Abschlussklassen], Lernmittel einschließlich Arbeitsmittel, Schullandheim-Aufenthalte, Schulausflüge, Wandertage, Besichtigungen, sonstige Veranstaltungen, Förderung der Schülermitverantwortung der Klasse, Schülerbeförderung, Beschlüsse der Gesamtlehrerkonferenz, Beschlüsse der Schulkonferenz, Beschlüsse des Elternbeirats, Beschlüsse des Schülerrats).

Einladungsschreiben

Die / der Klassen-ElternvertreterIn (VorsitzendeR der Klassenpflegschaft) verfasst die Einladungsschreiben für die Klassenpflegschaftssitzung (Elternabend).

Die / der KlassenlehrerIn kopiert und verteilt ca. zwei Wochen vorher die Einladungsschreiben über die SchülerInnen der Klasse. Schulleitung, Hausmeister (Heizung, usw.) und die / der Elternbeiratsvorsitzende erhalten ebenfalls ein Einladungsschreiben zur Kenntnisnahme.

Die Einladungen sollten den Eltern bzw. Sorgeberechtigten spätestens eine Woche vor der Sitzung zugegangen sein.

Das Einladungsschreiben sollte enthalten:

• Klassenbezeichnung (z.Bsp. Klasse 5a), Namen, Telefonnummern und ggf. eMail-Adressen der Eltern-VertreterInnen;
• Termin, Uhrzeit und Ort (genaue Bezeichnung) der Klassenpflegschaftssitzung (des Elternabends);
• Tagesordnung;
• eventuell anstehende Wahlen der Klassen-ElternvertreterInnen (in der Regel im ersten Elternabend eines Schuljahres) müssen in der Einladung angekündigt werden (eigener Tagesordnungspunkt);
• ggf. Ankündigung, welche FachlehrerInnen zu welchen Themen eingeladen sind und / oder zu welchen Themen eventuell die / der KlassensprecherIn oder die SchülerInnen eingeladen sind;
• Rückmeldeabschnitt (z.Bsp. „Am Elternabend der Klasse 5a werde ich teilnehmen / kann ich leider nicht teilnehmen“ und „Zusätzlich zur Tagesordnung möchte ich gerne über folgendes Thema sprechen: ...“);
• nach Möglichkeit Vorlagen (Sachverhalt, eventuell Abwägung und ggf. Beschlussvorschlag) zu wichtigen Tagesordnungspunkten als Anlagen.